# 與會人群組

在工程管理中，每日的晨夕會、進度協調會往往涉及 20 至 40 人的參與。若每次建立紀錄都需從公司數百人的名單中逐一勾選，不僅耗時，更易產生遺漏。

為了優化操作效率，系統特別開發了**「與會人群組」**功能，旨在將頻繁參與的人員固定化、模板化，讓發起人能秒速完成名單指派。

<figure><img src="/files/aCKOBhEDd15YVpEPHY2N" alt=""><figcaption><p>與會人群組</p></figcaption></figure>

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### 01｜建立群組&#x20;

如圖一，進&#x5165;**「與會人群組」**&#x9801;面後，點擊右上角的 ![](/files/JWXInfgck2DsOZ6fx4gg) 按鈕，系統隨即會開啟新增視窗，此時即可開始填寫群組的詳細資料。

<figure><img src="/files/aSv0U0n7uGuNxMY0Grgx" alt=""><figcaption><p>圖一 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>+ 建立會議</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

#### 01 - 1｜群組資料填寫與成員配置

開啟新增視窗後，請依序完成基本資訊填寫與成員選派，靈活定義您的會議班底：

**1. 填寫群組基本資訊**

* 群組名稱： 為該群組取一個易於辨識的名字（例如：每週進度協調會、P12 墩位施工作業組）。
* 群組說明： 可簡述此群組的用途或組成對象，方便其他管理員參考。

<figure><img src="/files/2BUw9vLTzZ5JqwWUOM2y" alt=""><figcaption><p>圖二 - 填寫群組名稱與說明</p></figcaption></figure>

**2. 配置與會名單**

系統提供多種選人機制，讓您無需在數百人的名單中大海撈針：

{% tabs %}
{% tab title="套用現有群組" %}
支援組中組概念。您可以直接勾選已建立的其他群組，快速合併名單。

<figure><img src="/files/4D2qsnFRWfQU1jAmKGv3" alt=""><figcaption><p>套用現有群組</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="選取系統成員" %}
系統將成員依據身份屬性進行分類，方便快速精準勾選：

* **專案成員 / 公司成員 / 外部聯絡人**：
  * 專案成員： 快速選取當前工地編制人員。
  * 公司成員： 於公司完整名單中搜尋非駐點之監理或行政同仁。
  * 外部聯絡人： 針對顧問單位或特定窗口（協力廠商）進行選派。
* **相關成員**： 依據專案所設定之相關成員名單。
* **關聯專案之成員**： 若涉及跨標案或相鄰專案協作，可直接跨案選取成員。

<figure><img src="/files/wCd1fUf68oPKpTfXmTR2" alt=""><figcaption><p>選取系統成員</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="自訂與會人" %}
若對象不在系統名單中，可使用此功能手動輸入姓名及聯絡資訊進行新增。

<figure><img src="/files/pKS5T4qTknGSgcJXC7qO" alt=""><figcaption><p>自訂與會人</p></figcaption></figure>
{% endtab %}
{% endtabs %}

<figure><img src="/files/RL8EEtXe44gGycU5rNU2" alt=""><figcaption><p>圖三 - 選取與會人</p></figcaption></figure>

3. **會議身份與權限**

當與會成員選取完畢後，發起人須進一步定義名單成員在該次會議中的身份角色與系統操作權限。此步驟旨在落實工程紀錄的權責分明，確保會議內容從撰寫、校對到最終存檔的流程皆受到嚴謹控管

發起人可針對每位與會人員選定其身份角色，此角色將直接顯示於產出的會議紀錄報表中：

{% tabs %}
{% tab title="主席 (Chairperson)" %}
負責主持會議、引導議程討論的人員。
{% endtab %}

{% tab title="紀錄 (Recorder)" %}
負責在系統中即時記載會議內容、上傳相關附件及彙整決議事項之人員。
{% endtab %}

{% tab title="出席者 (Attendence)" %}
參與會議討論、提供專業意見並接收會議通知的所有相關同仁與外部人員。
{% endtab %}
{% endtabs %}

除了身份定義外，發起人還需手動配置特定的系統操作權限，以決定該成員是否具備異動會議記錄的能力。

{% tabs %}
{% tab title="編輯權限" %}
獲得此權限的人員可對會議記錄進行文字修改、增建附件檔案及編輯待辦事項等。

> 建議賦予「紀錄」人員編輯權限，以便其紀錄完整會議過程，並在會議後針對草稿進行最終修飾。
> {% endtab %}

{% tab title="封存權限" %}
具備此權限的人員可執行「結案封存」操作。一旦單據封存，會議記錄即歸檔且無法再被編輯。

> 此權限通常由「主席」或「高階管理人員」持有，作為內容覆核後的最後定稿確認。
> {% endtab %}
> {% endtabs %}

{% hint style="info" %}

#### 權限說明

圖四為會議記錄角色職限對照表，本表詳列各與會身份在會議記錄模組中的系統操作權限。發起人應依據現場管理需求，於設定名單時精準勾選對應權限，以確保資訊異動與歸檔流程符合權責定義。

⚠️ 請注意：<mark style="color:red;">**非專案成員不支援任何會議操作權限**</mark>。

**符號定義**

* ![](/files/pY2xEJIa5ncwOphbHo9z)： 表示該人員或身份具備該項操作權限。

例如：

1. 無論工地主任是否具備編輯/封存權限，皆可執行所有操作。
2. 只要是該場的與會人，皆可檢視該會議記錄內容；若為專案成員，但未參加此次會議，僅可檢視**公開**之會議。

***

* ![](/files/qIqZFBN1HIkma2MfwU6H)： 表示該人員或身份不具備該項操作權限。

例如：

1. 若無編輯權限，即使具備封存權限，仍無法編輯會議記錄之內容。
2. 縱使為與會人，只要是非專案成員，則不可對會議記錄進行任何操作。

***

* N/A： 表示該功能對於該角色不適用。

例如：

1. 新增會議記錄功能僅能由<mark style="color:red;">**具專案權限之成員**</mark>操作；<mark style="color:red;">**與會議權限無關**</mark>。
2. 由於尚未歸檔之會議記錄皆不會列入待辦事項內，故不論具何種權限，皆為N/A。
3. 由於已歸檔之會議記錄本就已封存，不可在進行任何編輯、修改，故在編輯內容、歸檔封存、刪除等，皆為 N/A。
   {% endhint %}

<figure><img src="/files/xWoFFk3GceXXnSr7hvN3" alt=""><figcaption><p>圖四 - 會議記錄權限說明</p></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/TZyDVbctISUgGxQEzpBD" alt=""><figcaption><p>圖五 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>儲存變更</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

完成畫面如下，於各群組之與會人員欄位點選 ![](/files/8Rn6IC4EUvFWcAH920te)，即可開啟與會人列表。

<figure><img src="/files/kI5R78yHZm7pw0CccAYa" alt=""><figcaption><p>圖六 - 完成畫面</p></figcaption></figure>

與會人完整資訊如下：

<figure><img src="/files/YABTtaOgExVNSwSDLBjQ" alt=""><figcaption><p>圖七 - 與會人列表</p></figcaption></figure>


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