與會人群組

Attendee Group

在工程管理中，每日的晨夕會、進度協調會往往涉及 20 至 40 人的參與。若每次建立紀錄都需從公司數百人的名單中逐一勾選，不僅耗時，更易產生遺漏。

為了優化操作效率，系統特別開發了「與會人群組」功能，旨在將頻繁參與的人員固定化、模板化，讓發起人能秒速完成名單指派。

如圖一，進入「與會人群組」頁面後，點擊右上角的按鈕，系統隨即會開啟新增視窗，此時即可開始填寫群組的詳細資料。

開啟新增視窗後，請依序完成基本資訊填寫與成員選派，靈活定義您的會議班底：

1. 填寫群組基本資訊

2. 配置與會名單

系統提供多種選人機制，讓您無需在數百人的名單中大海撈針：

支援組中組概念。您可以直接勾選已建立的其他群組，快速合併名單。

當與會成員選取完畢後，發起人須進一步定義名單成員在該次會議中的身份角色與系統操作權限。此步驟旨在落實工程紀錄的權責分明，確保會議內容從撰寫、校對到最終存檔的流程皆受到嚴謹控管

發起人可針對每位與會人員選定其身份角色，此角色將直接顯示於產出的會議紀錄報表中：

負責主持會議、引導議程討論的人員。

除了身份定義外，發起人還需手動配置特定的系統操作權限，以決定該成員是否具備異動會議記錄的能力。

獲得此權限的人員可對會議記錄進行文字修改、增建附件檔案及編輯待辦事項等。

建議賦予「紀錄」人員編輯權限，以便其紀錄完整會議過程，並在會議後針對草稿進行最終修飾。

圖四為會議記錄角色職限對照表，本表詳列各與會身份在會議記錄模組中的系統操作權限。發起人應依據現場管理需求，於設定名單時精準勾選對應權限，以確保資訊異動與歸檔流程符合權責定義。

⚠️ 請注意：非專案成員不支援任何會議操作權限。

符號定義

例如：

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完成畫面如下，於各群組之與會人員欄位點選，即可開啟與會人列表。

與會人完整資訊如下：

最后更新于 13天前