文件中心

Document Center

文件中心功能僅能於「網頁版」使用。

營建專案時程動輒數年，涉及的圖紙、公文、合約及計畫書成千上萬。在過去，這些資料常散落在個人通訊軟體、工務所電腦或雜亂的紙本卷宗內。當現場施作與圖說版本出現落差，或因查不到最新的「施工計畫」而盲目施工時，產生的拆改成本與工期延誤往往難以估計。

Jobdone 的『文件中心」』是為了建立專案的單一事實來源。可將營建流程中所有關鍵文件，從合約標單、近期預定計畫、各專業分工施工圖 (Shop Drawings) 到材料檢驗報告 (Mill Certificates)，全部整合在結構化的管理架構下。這不僅是儲存檔案，更是確保從辦公室端的專案經理到現場的工地主任，手上的資訊永遠同步。

透過這套系統，工程人員不再需要耗費大量時間在群組中翻找舊訊息，或擔心誤用過時圖紙。每一份上傳的計畫變更或材料歷程，都會成為專案履約的鐵證，在日後面對竣工驗收、工程追加減，甚至是保固維修與責任追溯時，提供最完整且具備法律效力的數位資產依據。

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系統支援依據營建實務流程建立大型資料夾叢集，讓多層級管理符合工務邏輯，而非單純的檔案堆放（如：

• 合約與商務：統一收納主合約、變更設計公文、分包商承攬書及估驗請款紀錄，方便財務與公務核對。

• 技術與圖說：區分建築、結構、機電等各專案 Shop Drawings，並針對『施工計畫書』與『計算書』再設立資料夾專區。

• 材料與品質：專門存放各項材料的出廠證明、試驗報告及進場檢驗紀錄，解決竣工結案時資料缺漏的痛點。

• 進度與計畫：管控每週/每月動態調整的施工計畫表與近期預定計畫，確保現場班組作業與傯進度掛鉤。

文件中心提供嚴謹的版控與追蹤機制：

功能	說明
版本自動更替	上傳同名檔案時，系統自動識別並將舊版歸檔，確保顯示的永遠是『最新生效版本』，徹底杜絕拿錯舊圖施工的錯誤。
三大關鍵欄位紀錄	檔案資訊：完整呈現文件屬性。 正式版本紀錄：清晰列出歷次修正重點，掌握變更脈絡。 完整留存「誰在何時、進行了什麼動作」的操作歷程，落實責任歸屬。
細緻劃分權	人員權限控管：系統可根據各別參與人員的職責需要，彈性授予三種權限等級： 管理者：具備最高權限，可進行資料夾建立、檔案刪除及權限異動。 標準：適用於一般執行人員，具備上傳、編輯，但無法刪除他人檔案及更動他人管理權限。 唯讀：僅供查閱與下載，無法進行任何異動，確保敏感文件（如合約或標單）的完整性。

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資料夾的『審核准駁』機制

為了確保上傳文件的正確性，管理員在新建資料夾（或資料夾叢集）時，可針對該目錄指定特定的『審核者』。此機制建立了檔案正式生效前的緩衝防線，具體運作邏輯如下：

草稿區隔離審查

若該資料夾射有審核者，使用者上傳檔案後，檔案不會立即出現於正式目錄，而是先行移動至『草稿區』進行暫存。

准駁機制與正式生效

實務情境

• 施工計畫與進度同步：針對動態調整的施工計畫表，上傳後即時更新、確保各分包分組（如鋼筋、模板、混凝土）的進度銜接無誤。

• 材料證明與驗收配套：進場材料的出廠證明、試驗報告與自主檢查紀錄可即時歸檔，大幅縮短竣工驗收時翻找紙本檔案的時間，並在孤雁請款時作為附件依據。

• 變更設計與責任釐清：當設計變更發生時，透過文件中心將變更前後的圖說、簽核公文完整留存，作為日後追加減價與釐清施工責任的重要憑據。