# 專案會議記錄 ### 💬 01｜建立會議進入『會議紀錄』主頁面後，於畫面右上方點選**＋建立會議**按鈕。系統將彈出新增視窗，引導您完成會議主檔的初始化設定。

如圖二，在建立會議紀錄時，系統提供多項關鍵欄位供管理人員填寫。請參閱下列欄位說明進行標註，詳實且精確的基礎資訊，不僅能確保後續決議追蹤的嚴謹性，更能大幅提升日後跨專案檢索的便利性。

欄位名稱	說明
會議主旨	(必填) 記錄會議的核心名稱。建議採統一命名慣例(如：第N次工務會議、B1樓版灌漿前協調會)，以便日後快速索引。
日期	(必填) 紀錄實際招開會議日期。此日期常作為工程法律中「知悉特定事件」的起算點，對工期展延申請至關重要。
時間	標注會議的具體時段。詳實的紀錄有助於還原決策當下的時序脈絡，特別是在處理緊急派工或工安事件時。
地點	詳列開會場所（如：二樓工務所、現地 B2 區、視訊會議）。
會議等級	公開所有專案成員均可檢視。適用於進度宣導、勞安通報等需資訊透明之事項。 ------------------------------------------------------------------------------------ 機密僅限列名於「與會人」名單之人員可檢視。適用於設計合約爭議、預算變更或特定行政決策。
會議類型	一般針對特定突然事件、臨時變更或單一技術問題召開的臨時性會議。 ------------------------------------------------------------------------------------ 例行性具備固定頻率的會議（如日報會、週進度會），便於系統產出週期性報表。
與會人	(必填) 紀錄所有參與討論的單位與個人。支援選擇系統帳號或自定義輸入（紀錄外部顧問、政府官員或未註冊帳號之廠商代表等）。
會議標籤	使用者可自定義標籤（如：#變更設計、#進度落後、#查驗缺失）。透過標籤，管理者能跨會議分析特定問題的演進與結案狀況。
關聯會議	可選擇本專案中過往已建立的會議紀錄進行關聯。系統將自動建立雙向連結，方便管理人員在多個相關會議間快速跳轉。

*** #### 01 - 1｜會議與會人設定與權限說明在填寫會議紀錄時，必須為每位與會人員設定其「會議身分」與「系統操作權限」，相關規則如下： **一、會議身份設定** 不論人員來源為何，皆需從下拉選單中指派其在該次會議中的角色： {% tabs %} {% tab title="主席 (Chairperson)" %} 負責主持會議及裁示決議者。 {% endtab %} {% tab title="紀錄 (Recorder)" %} 參與編寫會議內容與追蹤事項者。 {% endtab %} {% tab title="出席者 (Attendee)" %} 參與討論並接收決議之相關單位代表。 {% endtab %} {% endtabs %} **二、權限控管邏輯（依人員類型區分）** 系統根據人員屬性，提供不同的權限配置方案： {% tabs %} {% tab title="選擇人員 (系統帳號)" %} 從系統清單（包括**專案成員**/**協力廠商**、**專案相關成員**等）中選取的成員，除了設定身份外，還可進一步勾選是否給予「會議操作權限」。獲取權限的帳號將具備編輯、調整該份會議紀錄之能力。 {% hint style="info" %} 設定系統人員清單，請參閱 ➙ [專案成員](https://docs.jobdone.cc/user_guide/cpm/project_level/project_stakeholders/team-members)、[協力廠商](https://docs.jobdone.cc/user_guide/cpm/project_level/project_stakeholders/subcontractor)、[相關成員](https://docs.jobdone.cc/user_guide/cpm/project_level/project_stakeholders/associated-members) {% endhint %} {% endtab %} {% tab title="自定義與會人 (外部人員)" %} 若為手動輸入的外部專家、政府官員或未註冊廠商，僅需設定其「會議身份」。由於此類人員不具備Jobdone 帳號，故毋須進行操作權限之設定。 {% endtab %} {% endtabs %} 填寫範例如圖三、圖四所示： {% hint style="danger" %} #### **🔐 機密會議存取權限：特殊例外說明** 雖然系統針對「機密」等級之會議設有嚴格的存取限制，但在營建管理實務中，基於「工地負責人制」，系統設有以下權限例外規則： * 一般原則：機密會議之紀錄僅限於「與會人名單」內的人員可以檢視與檢索。 * 管理特權（工地主任）：若使用者的系統職能設定為「工地主任」，則具備最高層級之閱覽權限。不論該位工地主任是否被列入與會人名單，皆具備權限編輯、查看該專案下所有的機密會議內容。 *** 此設計是為了確保工地主任在處理突發爭議、工安事故檢討或高層決策時，能掌握百分之百的資訊。工地主任作為案場的第一責任人，不應因行政登載疏漏（漏列與會人）而被排除在核心資訊之外。 {% endhint %}

完成畫面如下：

*** ### ✍️ 02｜編輯會議紀錄於『專案會議紀錄』主畫面中，於清單內找到欲編輯的會議項目。直接點選該會議項目，即可進入紀錄詳情頁面進行內容編寫。

進入會議紀錄詳情後（如圖二所示），系統採用雙頁籤設計，將資訊分類為**會議資訊**與**議題討論**，方便您在基礎資料維護與決議執行紀錄間快速切換。 {% hint style="info" %} 建議您先在『會議資訊』確認與會人名單無誤後，再切換至『議題討論』開始錄入決議事項，以確保資訊權限與派工對象的準確性。 {% endhint %} {% tabs %} {% tab title="會議資訊" %} 此頁籤主要負責會議的靜態資料管理與權限控管，包含： * 修改會議資訊：調整會議主旨、時間、地點及會議等級（公開/機密）。 * 與會人管理：設定出席名單、指派會議身分 (主席、紀錄、出席者)，並授予系統帳號之操作權限 * 管理相關釋疑單：集中檢視與本場會議相關聯的釋疑單（RFI）狀態。 * 會議相關附件：上傳會議簽到表、現場全景照片或參考圖說等佐證資料。 * 相關會議：查看與過往會議的連結，梳理專案決策的演進脈絡。 {% endtab %} {% tab title="議題討論" %} 此頁籤為會議紀錄的動態執行區，用於將討論內容轉化為行動指令： * 會議總結：填寫本次會議的整體結論（建議包含時程動態、重大決策與風險提醒三要素）。 * 會議議題：結構化錄入各項討論議題，包含議題主旨、備註、標籤及分析屬性。 * 決議與待辦：在個別議題下填寫最終決議，並新增待辦事項以聯動【派工單】或【釋疑單】，達成跨模組追蹤。 {% endtab %} {% endtabs %} #### 02 - 1｜會議資訊

{% stepper %} {% step %} #### 相關釋疑單如圖三，點選下方『相關釋疑單』欄位之 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FXRNP6Qi79TQwlVXGLxhx%2Fimage.png?alt=media\&token=13c89a91-5074-485d-9df2-1c6ea4da89c5) 按鈕，即可開啟會議相關釋疑單管理頁面。在此視窗中，您可以將本次會議討論之各項議題，與系統內現有的釋疑單（RFI）進行關聯，確保技術疑義的討論與正式公文紀錄能互為佐證，達成資訊同步管理。

#### 查看釋疑單進入管理畫面後，系統將顯示該專案下所有的釋疑單紀錄。系統預設顯示為**已送出的釋疑單**（由公司成員對外提出的詢問）。若欲檢視由其他單位（如建築師、業主或分包商）發給公司成員之釋疑詢問，請點選上方頁籤切換至**已接收的釋疑單**。這能確保會議中不論是公司對外的請求，或是他人對公司的提問，皆能完整納入追蹤。

如圖五，於釋疑單列表中找到欲查看的項目後，直接點選其 **釋疑單號**，系統將立即跳轉至該單據詳情頁面。您可以即時查看具體的詢問內容、相關附件及各方回覆紀錄。

釋疑單畫面如下：

*** #### 選取釋疑單如圖七所示，確認釋疑單內容後，於欲關聯至本次會議紀錄的項目，點選

按鈕，將該單據加入預選區。待所有相關單據選取完畢，請務必點選右下方的**儲存變更**，系統即會正式建立會議與釋疑單之間的連結。

完成關聯後的畫面如下圖所示。系統會將選定的釋疑單彙整於清單中，同樣地，您只需直接點擊『釋疑單號』，即可快速跳轉至該單據詳情，詳細查看詢問內容、附件及最新的審核進度。

{% endstep %} {% step %} #### 會議相關附件如圖九，若有針對「整個會議」之共通性附件（如簽到表、整體環境全景、大宗物料清單等），請於『會議相關附件』欄位右側點選 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2Fz0MefDOviwBHkdU6PU2a%2Fimage.png?alt=media\&token=9ee6a2de-3437-411a-83b2-627bba99add5) 圖示，即可開啟檔案上傳視窗。 {% hint style="warning" %} **提醒：**本區塊與「議題相關附件」不同，建議用於存放該次會議行政流程或專案整體性之資料。 {% endhint %}

如圖十，開啟上傳視窗後，即可選取欲上傳的相關檔案。待檔案選取完畢，請點選**新增附件**按鈕，系統即會將檔案正式上傳。

完成上傳後的畫面如圖十一所示。所有會議的附件將條列呈現，您只需點選「檔案名稱」，即可直接預覽內容。

{% endstep %} {% step %} #### 相關會議（被關聯）在『相關會議（被關聯）』欄位中，系統將自動顯示所有**「曾將本次會議設為關聯對象」**的會議紀錄清單。您只需點選會議標題或編號，即可快速跳轉查看後續或相關的會議詳情，達成跨場次、跨階段的決策追蹤。

如圖十三，進入後即可查看（將本次會議設為關聯會議之會議）詳細會議資訊。

{% endstep %} {% endstepper %} *** #### 02 - 2｜議題討論若欲填寫會議之整體總結與各項詳細議題，請點選頁籤進行切換，進入『議題討論』視窗開始編寫。

{% stepper %} {% step %} #### 填寫會議總結進入**議題討論**頁籤後，於『會議總結』欄位右側點選![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FwSqIQoOD3EnZzRC8qVYy%2Fimage.png?alt=media\&token=2ec39d79-ab0e-4717-9c89-25548b565da9) 圖示，即可開始撰寫本次會議的核心摘要與重點結論。

開啟編輯視窗後，請詳細填寫本次會議的整體結論。填寫完畢並確認內容準確無誤後，點選右下方的**儲存變更**即可完成更新。 {% hint style="info" %} 針對「會議整體總結」，與細節導向的議題決議不同，總結必須具備全局觀與管理高度。在營建業中，總結通常是給專案總監、業主代表或高層主管快速掌握專案動向用的。以下是建議的會議總結： **1. 關鍵時程與路徑動態 (Critical Milestone & Path)** * 總括本次會議對專案「大時程」的影響。應包含重大里程碑的變動、停檢點（Hold Points）的達成狀況，或是關鍵路徑（Critical Path）是否有受阻風險。如：「本次會議確認 A 棟 12F 灌漿日定於 1/6，目前結構工程進度符合基準計畫；惟元旦連假期間之鋼筋人力需專案追蹤。」 *** **2. 重大變更與爭議決策** * 紀錄涉及金額（成本）、設計重大修改或各方權責界定的核心決議。應提煉出最需各方注意的契約異動，特別是那些會影響到後續計價或合約權利的事項。如：「針對地下室地質異常議題，各方達成共識啟動變更設計程序，並由承商於下週前提報影響評估報告。」 *** **3. 交辦事項與高風險控管** * 針對安全（勞安）、品質缺失或緊急待辦事項的指示。點出當前專案最迫切需要解決的風險點，作為下週會議追蹤的頭條項目。如：「嚴格執行連假期間之工地門禁與動火管理；另針對本月查驗之結構缺失，廠商需於 1/5 前完成整改並報請複驗。」 {% endhint %}

完成畫面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 新建會議議題會議總結填寫完畢後，即可於『會議議題』欄位右側點選 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FhIgIrMRg8UyRTzmqylH4%2Fimage.png?alt=media\&token=1422dd48-b6f9-47e5-bc75-d6210130e125) 圖示，開始建立具體的討論議題。透過將會議內容拆解為獨立議題，能有效落實專業分工管理，並確保每一項決議都能精確對接到後續的執行單據。

開啟新增視窗後，請詳實填寫會議議題的基本資訊。除了『議題主旨』與詳細『備註』外，您還可以利用『自訂標籤』進行彈性分類，並選定『議題分析屬性』，這將有助於系統在後端自動彙整工程大數據，提升專案控管的精確度。

完成畫面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 填寫決議內容議題基礎資訊建立完畢後，請於下方的『決議內容』欄位點選 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FxLOhXWvzlQj4if2MVwPI%2Fimage.png?alt=media\&token=70c0d058-2748-48c4-8e0a-46ae9b15d4ca) 圖示。此處用以精確記錄該項議題最終達成的共識、工法裁示或時程承諾，是後續發起派工與釋疑作業的核心依據。

開啟編輯視窗後，即可針對該議題撰寫最終決議內容。填寫完畢並確認資訊精確無誤後，點選右下方的**儲存變更**，系統將即時更新該議題的執行狀態。 {% hint style="info" %} #### 撰寫專業決議的三要素為了確保會議紀錄具備法律證據力並能有效指導現場施工，建議決議內容應包含： 1. 具體執行動作：採用何種工法、材料或程序（例如：採無收縮水泥灌漿、預留孔補強）。 2. 權責執行單位：明確指定負責的協力廠商或部門（例如：機電分包、土建班組）。 3. 明確完工期限：設定精確的時點（例如：2026/01/03 17:00 前），而非模糊的「盡速辦理」。 {% endhint %}

完成畫面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 新增待辦事項將決議內容填寫完畢後，即可點選待辦事項欄位旁的 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F0XaZea0EYDZCo6jdEhEK%2Fimage.png?alt=media\&token=170cb65e-a896-4c20-a298-f14582a6b789) 圖示。此動作能將靜態的會議文字，進階拆解為具備執行對象、期限與單據連動功能的動態任務，確保決議事項能精確落地執行。

開啟待辦事項填寫視窗後，即可將決議轉化為具體任務。請詳實填寫『待辦事項主旨』與『備註』，並確認『相關議題』之關聯性，填寫完畢並確認無誤後，即可點選**新增待辦事項**。

完成畫面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 新增附件待辦事項填寫完畢後，即可點選附件欄位旁的 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FlOW3h4idT4VSbsCTE4dg%2Fimage.png?alt=media\&token=7b555338-6f5b-4710-8ca8-0f5682fb038f) 圖示，針對各項議題上傳相關佐證資料。系統支援照片、PDF 圖說、Office 文件等多種檔案類型，協助您將會議討論與現場實況連結。

開啟『議題附件』視窗後，您可以精確選擇欲對應的議題，並支援一次批次上傳多筆檔案。資料上傳完畢並確認無誤後，即可點選視窗右下方之**新增附件** 按鈕。 {% hint style="success" %} 系統內建智慧優化技術，能在完整保留高畫質細節的同時，對照片進行高效壓縮。 {% endhint %}

附件上傳成功後的畫面如下圖所示：若欲檢視檔案詳情或確認照片細節，只需直接點選該檔名，系統即會開啟預覽模式供您查閱。

{% endstep %} {% endstepper %}