# 其他操作說明

### 01｜議題狀態變更

系統提供議題狀態變更功能，您可以根據現場執行進度，手動設定每個會議議題的處理狀態。此機制能協助管理人員在後續追蹤中，確保每一項會議決議都能被確實執行並結案。

進入『議題討論』頁面後，於欲變更狀態之議題右側點選「⋮」，於開啟功能選單後，選取<kbd>**議題狀態變更**</kbd>。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FNTwCUPsyLC07yKRvobDW%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=a73fbf9b-867b-4522-95bd-17c771a43b28" alt=""><figcaption><p>圖一 - 點選<kbd><strong>議題狀態變更</strong></kbd></p></figcaption></figure>

系統提供四種議題狀態供您手動設定，協助精確控管每一項決議的執行進度。透過明確的狀態標記，管理人員能快速區分哪些議題已徹底解決，哪些則需在下次會議中持續追辦。

<table><thead><tr><th width="102.90087890625">議題狀態</th><th>建議使用時機</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>未設定</strong></td><td>(預設狀態) 新增議題時的初始狀態。代表該議題尚未經過正式討論裁示，或僅為資訊告知。</td></tr><tr><td><mark style="color:red;"><strong>再討論</strong></mark></td><td>(懸而未決) 該議題在本次會議中未能達成最終共識，或需等待外部資訊（如：建築師回覆、業主決策、材料送審結果）才能決定，需列入下次會議優先討論事項。</td></tr><tr><td><mark style="color:orange;"><strong>待追辦</strong></mark></td><td>決議已下達抑或是已進入執行階段（如：已發起派工單、要求廠商限期整改）。但任務尚未回報完成。</td></tr><tr><td><mark style="color:green;"><strong>已完結</strong></mark></td><td>(結案存證) 現場已確認整改完成、缺失已消除，或該議題之決議已落實。結案後將不再列入後續追蹤清單，並作為驗收與計價之佐證。</td></tr></tbody></table>

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FHXie99MzyFT0QSFWJWzY%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5752cae2-c5ce-4b1b-975f-20b907fe8c35" alt=""><figcaption><p>圖二 - 選取議題狀態</p></figcaption></figure>

完成畫面如下：

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FP4bZug9GVbsAjdLpJNwp%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=0bffb4c8-4e4e-4230-baa8-32a2121ce9e9" alt=""><figcaption><p>圖三 - 完成畫面</p></figcaption></figure>

如圖四，議題狀態設置完畢後，您即可於『專案會議紀錄列表』中，直接查閱該場會議的議題進度摘要。系統會顯示該會議的總議題數，若其中包含<mark style="color:red;">**再討論**</mark>或<mark style="color:orange;">**待追辦**</mark>的項目，也會一併顯示具體數量，幫助您一眼識別出哪些會議仍有未完成的追蹤事項。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F4xcpZOXJkUNwFhRQWs76%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=58b4cc29-b8f7-4c44-a4dc-11e895c3c555" alt=""><figcaption><p>圖四 - 議題統計</p></figcaption></figure>

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### 02｜會議報告預覽

進入會議紀錄詳情後，點選右上方之  ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FAJlLtCOu4OgbgXl8mLD3%2Fimage.png?alt=media\&token=d011c6b5-0600-4f21-b45f-d3d2419d0658) 按鈕，即可查閱系統自動生成的電子檔報告。您可以根據當前管理需求，選擇將報告『發送』至與會人信箱，或是直接進行『列印』與『下載』，以利紙本存檔或離線閱覽。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F7gIiVukvq7Ag1LEDsezs%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=4a4617df-2b2b-420c-b830-0f5a91fbf0cc" alt=""><figcaption><p>圖一 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>會議報告預覽</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

當會議紀錄尚未正式歸檔前，若進行列印或導出 PDF，會議標題將被自動標示為『(草稿)』狀態。此設計旨在提醒閱讀者該內容仍處於編輯或校對階段，不具備正式決策之最終效力。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FdJbIf1ZnvubYq78v69yT%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=abfaed1f-9177-4925-bf91-37f90987227d" alt=""><figcaption><p>圖二 - 查看會議紀錄報告</p></figcaption></figure>

#### 02 - 1｜發送會議紀錄報告

開啟預覽列印視窗後，點選下方的 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FbuXzn4sGeKk3IYyBK6am%2Fimage.png?alt=media\&token=ad63afc9-a5fc-44bd-b1ab-35215840e012) 按鈕，即可開啟收件人選擇視窗。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FsKU1hw3Z6NuPd92YLb68%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f9ab119d-4d4e-4757-8419-4d4008d1396e" alt=""><figcaption><p>圖三 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>發送會議紀錄報告</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

開啟視窗後，系統將列出本次會議的所有**與會人**名單。您可以依據報告內容之機敏性或相關度，手動勾選欲接收電子報告的收件人。

![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2Fxl4YrGbQO9DY9gmeOY00%2Fimage.png?alt=media\&token=1e1b46d4-309d-45be-8239-2ff9977daeff)：表示該與會人已被選為會議報告的收件人。

![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2Fw5U87DYcy9DqhkfroVaD%2Fimage.png?alt=media\&token=81f5e573-aa61-485f-9033-5b6eb6f19bfe)：表示該與會人未被選為會議報告的收件人。

確認名單無誤後，點選 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F5yXzU4PneWdKA6Bs1lgp%2Fimage.png?alt=media\&token=900e916c-bcdf-4d54-b886-968df20b16ba) 按鈕 ，系統即會自動將本次報告的電子檔傳送至相關人員自行選擇）的個人信箱。

{% hint style="info" %}
收件信箱將依據**該成員註冊系統所設定的電子郵件**（如 Gmail、Outlook 或公司內部郵件）為準，確保決議事項第一時間精準送達相關人員手中。
{% endhint %}

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FccIVmZGsi0zD0P3VgB1R%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f1e61b4b-0441-4669-87b6-cb94b1cc0e78" alt=""><figcaption><p>圖四 - 選取收件人</p></figcaption></figure>

如圖五，收件人即可在自己設定的電子信箱中查看該會議報告。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FI5MQPc5jk5Mq1wzJJIle%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=8a531d69-c934-426c-8629-97dfa80f955d" alt=""><figcaption><p>圖五 - 於信箱中查看會議報告</p></figcaption></figure>

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#### 02 - 2｜列印 / 下載

如圖六，開啟預覽列印視窗後，點選下方的 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FF8Gi3htNgK8tgl988wvT%2Fimage.png?alt=media\&token=8039f8a9-f269-482d-b751-d1b265f64026) 按鈕，系統將呼叫瀏覽器的列印介面。您可以跟根據需求，於目的地選單中選擇『另存為 PDF』以取得電子檔，或選擇連接的印表機直接列印紙本報告。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FWpbeSAenNJp9ODzs8eJc%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=9872dadd-f549-440d-a48a-155f82d8c855" alt=""><figcaption><p>圖六 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>列印/下載</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

瀏覽器之列印介面如下：

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2Fi5eoJ6jRV7wXWGfqJ3nL%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=7049f5ef-ee09-456c-8721-fc1ca17915cb" alt=""><figcaption><p>圖七 - 列印介面<br></p></figcaption></figure>

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#### 補充｜緊湊列印

系統提供靈活的列印排版選項。若啟用『緊湊列印模式』，系統將優化空間配置，使多個議題在列印時接續排列，減少紙張耗用；若維持一般模式，則每個議題間將自動執行分頁處理，確保各項議題之決議與待辦事項皆有獨立且清晰的展示空間。

![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F5KHRFOCiV0hvSo7FWOlr%2Fimage.png?alt=media\&token=92b1839f-bfec-4e0d-8ac9-cb62226d7ea4)：預設模式，關閉緊湊列印

![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FUKEmsCA4seoesFOXoXDq%2Fimage.png?alt=media\&token=da43ec35-a3b2-4ffd-b23b-109ce057a927)：開啟緊湊列印。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FksVAyDX5ybrYYmhVTFkj%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=d0ed375c-8c79-4c49-99a9-5822fee767ac" alt=""><figcaption><p>圖八 - 緊湊列印</p></figcaption></figure>

具體範例如下：

<div><figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FxBBMgh4dNb0otiSupQzK%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=00fbc054-51c3-4027-b93e-ec397d85e409" alt=""><figcaption><p>圖九 - 關閉緊湊列印</p></figcaption></figure> <figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FQcfjsL8RSDrPzUFru0sx%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=46c63b58-6f46-4682-8d35-de4b1aabc1ab" alt=""><figcaption><p>圖十 - 開啟緊湊列印</p></figcaption></figure></div>

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### 03｜附件總覽

『附件總覽』功能旨在提供一個全局檢視的視角，讓您可以直接查閱所有掛載於該會議下的檔案。無論是隸屬於整體會議層級的行政附件，還是散落在各議題中的技術、缺失照片，皆會在此集中呈現，方便您進行快速盤點與核對。

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FG4sVl0shUvoDzHtcNJzm%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=517cedda-22b5-47fa-ba8d-38171ed17670" alt=""><figcaption><p>圖一 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>附件總覽</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

會議附件總覽視窗如下：

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FPVyztqFMeoEehEG6a7nl%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=1d0abc26-5c87-499f-9054-24145df76a2b" alt=""><figcaption><p>圖二 - 查看會議附件</p></figcaption></figure>

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### 04｜歸檔封存

妥善確認會議資料無誤後，點擊 ![](https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FQYdpyWcUWnHyKyMwHNz5%2Fimage.png?alt=media\&token=6be76c61-09c8-4a4a-9653-16b2f65dd8cc) 按鈕開始歸檔。系統將正式鎖定此份紀錄，移除電子報告標題之 (草稿) 字樣並關閉編輯功能，確保該次會議之討論內容與附件完整封存。

{% hint style="warning" %}

#### 請務必注意

一旦執行「整理完成，歸檔封存」後，系統將鎖定所有欄位，您將無法再更動、刪除或新增任何紀錄內容（包含議題文字、決議、待辦事項及附件）。請在點擊前進行最後確認，確保所有資訊皆已準確錄入。
{% endhint %}

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FoRqF28sn3II2VfPZjsF9%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=2ea12f95-da57-489f-a7c0-c3eae0963cec" alt=""><figcaption><p>圖一 - 點選<kbd><mark style="color:purple;"><strong>整理完成，歸檔封存</strong></mark></kbd></p></figcaption></figure>

點選歸檔按鈕後，系統會再次跳出確認視窗，請您二次確認是否提交會議紀錄。由於歸檔後內容將無法再行變更，請務必於此視窗中最後核對會議標題、時間與關鍵決議，確認無誤後點擊『確定』，正式完成歸檔程序。

{% hint style="info" %}

#### 💡 操作建議

**「先預覽，後歸檔」：** 在點選歸檔按鈕前，建議先利用「會議報告預覽」功能，完整檢視一次產出的 PDF 內容。確認排版與文字無誤後，再執行最後的歸檔程序，以確保紀錄的正確性。
{% endhint %}

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2F1Kjvo7Shlx83s7VeT8lm%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=4f15e8db-5e4f-4012-b027-c3af4857118d" alt=""><figcaption><p>圖二 - 確定/取消(提交會議紀錄)</p></figcaption></figure>

完成畫面如下：

<figure><img src="https://2002560121-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEqUCL3D5WQfpxJw8NL3P%2Fuploads%2FkzcFgWDKkTmbz4p886Ek%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b922858b-4c60-4ad4-b1ed-e12298138012" alt=""><figcaption><p>圖三 - 完成畫面</p></figcaption></figure>