專案會議記錄

Project Meeting Minutes

💬 01|建立會議

「專案會議紀錄」中可查看所有會議紀錄,如圖一紅框圈選處,點選「+建立會議」即可新增會議資料。

進入圖二新增畫面後,即可開始填寫會議主旨日期時間地點

圖一 - 點選+建立會議
圖二 - 新增畫面

點選(圖三)紅框圈選處,您即可針對該筆會議記錄選擇紀錄日期(圖四)。

圖三 - 點選日期
圖四 - 選擇日期

填妥資料並確認無誤後,即可點選「建立」保留此筆資料(圖五),完成畫面見圖六。

圖五 - 建立/取消
圖六 - 完成畫面

✍️ 02|編輯會議紀錄

點選欲編輯之會議,開始編輯其「會議資訊」「議題討論」

會議資訊

「會議資訊」中,編輯本次會議資訊與會人名單,並上傳會議相關附件

會議資訊

與會人

點選與會人欄位旁之「編輯」後,系統提供兩種新增與會人之方式:

請點選「選擇人員 (系統帳號)」,並從協力廠商/專案成員相關成員名單中選取參與會議的人員。

與會人已擁有帳號:

如圖一紅框圈選處,請點選「選擇人員 (系統帳號)」,即可進入圖二畫面開始選擇成員。

設定人員名單可參考 🔗 專案成員、🔗 相關成員、🔗 協力廠商/外部聯絡人

圖一 - 點選「選擇人員 (系統帳號)」
圖二 - 專案成員/協力廠商 & 相關成員

您亦可點選圖三紅框圈選處,開啟下拉式選單,詳細選擇人員(專案成員/公司成員/協力廠商相關聯絡人)

圖三 - 詳細選擇
圖四 - 下拉式選單

選擇人員後,您可選擇該人員此次出席會議之身份。包括:主席紀錄主席者

圖五 - 進入選取畫面
圖六 - 選取身份

與會人未註冊帳號:

如圖一,點選「+自定義與會人」,即可填寫自訂人員之名稱及 E-mail (見圖二)。

同樣可設定與會人此次出席之會議身份,包括:主席紀錄出席者

圖一 - 點選「+自定義與會人」
圖二 - 填寫資料並選擇身份

議題討論

「議題討論」中,填寫本次會議總結會議議題等。

議題討論

會議議題

如圖一紅框圈選處,於會議議題欄位旁點選「+建立議題」,即可進入新增畫面(圖二)。

圖一 - 點選「+建立議題」
圖二 - 議題新增畫面

將主旨內容與備註填妥並確認無誤後,點選「新增議題」即可保存此筆資料。完成畫面如圖四。

新增成功後,您便可針對該議題詳細填寫其:決議內容待辦事項上傳附件

圖三 - 新增議題/取消
圖四 - 新增完成畫面

會議議題 - 決議內容

如左圖紅框圈選處,於決議內容欄位點選「編輯」,即可進入右圖填寫畫面。

填寫完畢並確認無誤後,點選「儲存變更」即可保留此筆資料。

左圖 - 決議內容欄位
右圖 - 儲存變更/取消

會議議題 - 待辦事項

如左圖紅框圈選處,於待辦事項欄位點選「+待辦事項」,即可進入右圖填寫畫面。

填寫完畢並確認無誤後,點選「新增待辦事項」即可保留此筆資料。

左圖 - 待辦事項欄位
右圖 - 新增待辦事項/取消

會議議題 - 待辦事項 - 編輯與刪除

如左圖紅框圈選處,於欲編輯/刪除的事項右側操作欄位,點選「⋮」,即可選擇編輯或刪除該待辦事項。

左圖 - 點選操作欄位
右圖 - 編輯/刪除

📁 03|整理歸檔

妥善確認會議資料無誤後,點擊「整理完成,歸檔封存」開始歸檔。

歸檔操作如下,並如上述所說,歸檔後您無法再更動內部內容。

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