「專案文件提交單」主要作為專案團隊與外部單位（如協力廠商、供應商）之間專用的檔案收發管道。無論是主動向包商要求提供特定圖說與型錄，或是由外部人員主動將資料遞交給專案團隊，皆需透過此表單進行。(註：免費版使用者僅能接收提交邀請，無法主動建立提交單。)
與「提交案件」的連動與獨立性
實務上，單純的「收發檔案（文件提交單）」與進入正式公文流程的「送審（提交案件）」是各自獨立運作的。 當專案人員在準備「提交案件」的送審附件時，可以直接關聯已經收到的「文件提交單」，將外部廠商傳來的檔案直接抓取過來作為送審依據。一份提交單的檔案可以被多個送審案件同時引用；但提交單本身僅負責收件，不會介入或同步後續公文送審的最終核准結果。
進入「專案文件提交單」管理頁面後，為協助專案人員快速釐清待辦事項與追蹤進度，系統依據本專案在單據中扮演的角色，將管理列表明確劃分為兩個獨立頁籤：
我方收件
代表目前的專案在該單據中扮演「收件方」的角色。此頁籤內會同時彙整兩種來源的提交單：
外部主動遞交： 外部廠商「主動提交」進給本專案的檔案。
我方發起邀請： 我方主動向外部發送「邀請提交」，要求對方提供指定檔案的請求單。(註：專案團隊後續針對外部檔案執行確認與「審閱」作業，皆統一在此頁籤內進行。)
提交至外部
代表目前的專案在該單據中扮演「提交方」的角色。此頁籤內同樣會包含兩種來源的提交單：
我方主動遞交： 我方團隊「主動提交」發送出去給外部單位（如監造或業主）的檔案。
外部發起邀請： 外部單位向我方發送「邀請提交」，要求我們提供特定資料的請求單。(註：專案團隊可在此頁籤處理外部要求的給件待辦事項，或追蹤己方送出去的檔案目前審閱狀態。)
專案文件提交單
01 ｜提交文件
如圖一，若需主動將圖說、型錄或相關資料發送給其他單位，請於「專案文件提交單」管理頁面中，點選右上方的「
」按鈕，系統即會開啟新增視窗。
圖一 - 點選「提交文件」
如圖二，請依序填妥以下資訊，以完成檔案的打包與發送：
💡 重要操作提醒：草稿暫存與發送鎖定機制
在建立提交單的過程中，若相關圖說或附件尚未完全備齊，您可以先使用「暫存為草稿」功能。草稿狀態下的表單僅會保留在您的個人視角中，收件方無法看見，您也可以隨時點開繼續編輯或增刪檔案。
標題
輸入本次遞交檔案的主旨。建議明確標示工項名稱或用途，以利日後雙方查詢。
收件人
指定負責接收與確認檔案的對象。下拉選單中不僅可選擇專案內部的成員，亦可直接指定已加入本專案的「外部人員」或「協力廠商」。
提交檔案
夾帶上傳本次欲遞交的實體電子檔案。
提交備註
填寫需要提醒收件方的額外說明、圖面版次差異或注意事項。
圖二 - 提交文件 
圖三 - 選擇人員範例
完成畫面如下：
補充說明
以下幾種常見的實務情境，皆會被歸類在「提交至外部」：
發給同公司，但隸屬「不同專案」的同仁： 例如，A 建案的主任將參考圖說發送給 B 建案的主任。因為檔案是跨專案傳遞，對 A 建案而言，這份文件已經離開了本專案的範疇。
發給同專案成員，但對方尚未「立案」： 即使收件人也是您專案團隊的成員，但對方收到檔案後，尚未將這些文件正式夾帶並綁定到相同的專案中，系統仍會先將這筆遞交紀錄歸類在您的「提交至外部」頁籤進行列管。
圖四 - 完成畫面
01 - 1｜收件方畫面
如圖五，當提交方（如協力廠商）打包送出檔案後，收件方即可登入系統，至「個人提交管理」頁面中查看此筆待處理的提交申請。
圖五 - 收件方畫面
如圖六，點擊進入該單據後，專案人員可檢視或下載夾帶的檔案，並依據實際內容進行「審核」決策。
(提交審核與管理之操作說明，請見 ➙ 個人提交管理，本章不多贅述)
圖六 - 收件人審核
02｜邀請提交檔案
如圖七，若專案團隊需要主動向協力廠商、供應商或外部單位索取特定的圖說、材料型錄或施工計畫書，請於「專案文件提交單」管理頁面中，點選右上方的「
」按鈕，由我方（收件方）主動發出交件需求。
圖七 - 點選「邀請提交檔案」
如圖八，開啟設定視窗後，請依序填妥以下邀件資訊：
標題
輸入本次要求對方提供資料的主旨。
提示
建議此處的標題填寫「這整筆收件任務」的名稱，而非單一檔案的檔名。
由於此階段僅為收發檔案，尚未進入正式審核流程，建議標題直接以索取資料的目的來命名（如：「請提供：地下室開挖施工計畫書」或「索取 A 棟外牆石材型錄及出廠證明」等）。
提交期限
押定要求對方上傳檔案並提交的最後日期與時間，以利專案整體進度控管。
邀請對象
指定負責繳交此份檔案的人員，可選擇專案成員、協力廠商等。
給提交方的訊息
可在此補充需要特別提醒對方的注意事項、特定圖號要求、材料規格限制等。此段文字將連同邀請通知，一併發送給對方參考。
圖八 - 邀請提交檔案
完成畫面如下：
