預建檔案資訊

一般檔案上傳 (常規模式)

直接處理手邊現有的實體檔案，這是最直覺、也是最常用的上傳方式。操作邏輯如同將檔案存入電腦資料夾，直接把手邊已有的檔案放進系統中。

適用於隨機性、單次性，或無須批次處理的日常檔案（如：單張變更設計圖說、隨手拍攝的施工現場照片）。

• 操作流程：

  1. 於系統中手動尋找，並點擊進入指定的資料夾。

  2. 點選「上傳檔案」並選取欲匯入的文件。

  3. 檔案匯入的同時，直接於操作畫面上填寫該檔案的相關資訊與參數。

  4. 點選確認，即完成單一資料夾的歸檔。

➙ 操作最直覺單純，且較不限制上傳的檔案格式（Word、Excel 等皆可上傳）。

預建檔案與 QRCode 解析

「建立檔案資訊」與「上傳實體檔案」兩個動作拆開。利用 QR Code 作為橋樑，讓系統自動配對。

適用於具備固定格式，且需大量、跨資料夾同時歸檔的標準化作業（如：月底數十家下包商的計價附件、各工區的自主檢查表）。

• 操作流程：

  1. 預先建檔：在實體檔案尚未實際產出前，先於各資料夾的「預建檔案資訊」頁籤內，將未來準備要上傳的檔案資訊、額外參數欄位事先建置完畢。

  2. 結合圖碼： 確認列印出或轉出的實體文件上，已明確附帶系統產生的對應 QR Code。

  3. 批次解析： 待實體文件流程執行完畢（如現場簽核完成、掃描成 PDF 後），無須逐一尋找資料夾，直接透過「批次歸檔 (QRCode解析)」功能。

  4. 自動派送： 將數份文件一次全選並上傳，系統即會自動判讀文件上的圖碼，將檔案全數派送至各自正確的資料夾，並自動套用步驟 1 已打好的檔案資訊。

➙ 大幅省去人工反覆切換資料夾與重複輸入欄位的時間。但受限於圖碼辨識邏輯，僅支援圖片與 PDF 檔，且預建資訊一旦歸檔成功即會消耗消失。

Step 1. 預建檔案與參數設定

(現場工程師執行)

工程師事先於文件中心建立所需表單的「預建檔案」。此階段的檔案為無內容的空殼，但工程師須先行確立該文件的相關資訊，包含：

• 指定歸屬資料夾與檔案編號。

• 設定檔案名稱與描述。

• 填寫必須的額外參數（如：施工樓層、棟別、圖號或檢驗項目）。

Step 2. 產出標籤

(內業行政 / 工程師執行)

預建完成後，系統會為每一筆空檔生成專屬的 QR code。

• 行政人員可將 QR code 批次下載，並列印為標籤貼紙，貼附於對應的空白紙本表單上（或直接將此 QR code 夾帶於檔案中）。

• 現場人員攜帶此表單至現場進行查驗，並完成各級主管（如主任、監造）的實體簽核。

Step 3. 批次上傳與歸檔

(內業行政執行)

待紙本單據全數簽核完畢退回工務所，行政人員只需將整疊文件放入事務機掃描成 PDF 或 圖檔，並將其上傳至系統。

• 系統會自動解析檔案中的 QR code。

• 系統將自動判定該附件屬於哪一個「預建檔案」，直接配對並覆蓋實體檔案，瞬間完成歸檔作業。

所屬資料夾

選擇該文件未來歸檔的目標路徑。

檔案編號

輸入公司內部規定的文件編碼。

檔案名稱

填寫明確的文件名稱（例如：鋼筋工程第五期估驗計價單）。

檔案描述

簡述文件內容、夾帶之附件或備註事項。

選擇額外參數

系統會根據您上方的『所選資料夾』，自動帶出對應的參數欄位供您填寫。由於系統的額外欄位是直接套用於資料夾層級，因此只要是歸屬在該資料夾下的所有檔案，皆會共用這組專屬參數（如：計價期數、施工位置等）。