檔案移動、作廢與刪除

檔案異動權限限制

為了確保專案資料的安全與完整性，系統針對具備「破壞性」或「結構變更」的操作設有嚴謹的權限門檻：

01｜檔案移動

若需調整檔案的存放位置，系統提供直覺的搬移功能。

操作步驟

💡 提示

為了維護版控的嚴謹性，檔案無法移至設有『審核者』的資料夾。設有審核機制的資料夾必須透過正規的『上傳草稿』與『審核通過』流程來新增貨更新檔案，以確保每一份文件都經過核定程序。

圖一 - 點選「移動」

如圖二，開啟「移動檔案」視窗後，介面將呈現專案內的資料夾樹狀結構。請依序選取欲移往的目標資料夾，在確認路徑無誤後，點選按鈕即可完成位置變更。

圖二 - 選取資料夾

完成畫面如下：

圖三 - 完成畫面

如圖四，當檔案移動完畢後，該檔案被移動的完整紀錄也會自動同步於『檔案歷程』中。

管理員可以清楚地查閱到：是哪位成員、在什麼時間點、將檔案從哪個原始路徑移往新的目標路徑。

圖四 - 檔案歷程

檔案作廢與復原機制 (File Invalidation)

當檔案因過期、錯誤或計畫變更而不再適用時，管理員可執行「作廢」操作。這項機制能確保專案資料夾的整潔，同時保留完整的審核足跡。

功能	說明
作廢檔案的狀態	保留紀錄：檔案被作廢後，並不會從系統中徹底消失，而是轉為「已作廢」狀態。它將保留在原位或特定區域作為歷史紀錄，便於未來隨時進行查詢、追蹤或稽核。停止使用：標示為作廢的檔案將失去活性，無法參與後續的流程處理（如作為最新圖說引用或再次審核），確保現場人員不會誤用過時資料。互不干擾：作廢檔案的存在僅供存查，完全不會影響其他現行檔案或資料夾的正常運作。
靈活的復原機制	系統考量到實務操作中可能有誤判的情形，因此設計了可逆的操作路徑：檔案復原：被作廢之檔案依然可以復原。若後續確認該文件仍有使用需求，管理員可隨時取消作廢狀態，讓檔案恢復至可正常存取與處理的狀態。

功能

說明

系統考量到實務操作中可能有誤判的情形，因此設計了可逆的操作路徑：

檔案作廢操作

若檔案因圖說版本過時、內容有誤或工程計畫變更而不再適用，管理員可透過以下方式執行作廢：

操作步驟

執行後，檔案會即時標示為已作廢狀態。此動作僅限管理員執行，確保所有作廢決策皆經過權責人員確認。

圖五 - 點選「X 作廢」

完成畫面如下：

圖六 - 完成畫面

系統具備完善的錯誤修正機制。若檔案被誤標記為作廢，或因工程需求變更需要重新啟用該文件，管理員可以隨時執行復原。

操作步驟

圖七 - 點選「復原作廢檔案」

執行「刪除」操作會將檔案從系統中完全移除。與作廢機制不同，刪除屬於不可逆的操作，檔案一旦移除後，將無法再被查詢、追蹤或恢復。

操作步驟

⚠️ 重要提醒

刪除功能僅限『管理員』執行。由於檔案刪除後無法復原，建議在執行前確認該文件是否真的不再需要保留任何紀錄；若僅是版本更迭或暫不使用，建議優先使用『X 作廢』功能，以保留日後稽核的足跡。

圖八 - 點選「刪除」