# 待辦事項追蹤代辦事項追蹤頁面自動彙整並顯示專案內所有**『已歸檔』**會議紀錄之待辦事項清單。透過此集中管理介面，您可以跨場次追蹤各項決議的執行進度，確保所有已定案的任務皆能落實指派並如期完結。 {% hint style="warning" %} #### 請特別注意系統規定「待辦事項」必須在會議紀錄正式完成「歸檔封存」後，方可進行指派操作。此機制旨在確保所有派工任務皆是基於已定案、不可竄改的會議決議，以維持專案執行與責任釐清的嚴謹性。 {% endhint %}

*** {% stepper %} {% step %} #### 前往會議紀錄進入『待辦事項追蹤』頁面後，若需查閱該任務的原始討論細節，可直接點選各議題對應之『會議主旨』。系統將跳轉至該場會議紀錄內部，方便您回溯決議背景、查看相關附件或確認與會人員。 {% hint style="success" %} #### 快速切換，效率翻倍在管理大量待辦事項時，善用「會議主旨」的超連結功能，能省去您回到列表重新搜尋會議的時間。建議在確認「釋疑單 (RFI)」內容前，先點回會議內部，確認是否有其他關聯議題會受此圖說更動影響。 {% endhint %}

會議畫面如下：

如圖三，進入『待辦事項追蹤』頁面後，若欲查看特定任務的詳細討論內容，直接點選『議題主旨』，系統將自動跳轉至該場會議內部的『議題討論』分頁，並精確定位至該議題位置。此設計讓您無需手動翻找，即可立即調閱與該待辦任務相關的原始決議、技術說明與附件照片。

議題討論頁面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 發起派工單 / 釋疑單系統針對每一項待辦事項皆提供靈活的連動機制：您可以同時發起「派工單」以指揮下包商執行，並發起「釋疑單 (RFI)」以向設計單位尋求技術確認。在任務執行期間，建議管理者應根據派工執行狀況與釋疑單回覆進度，同步更新「管理後續追蹤訊息」，確保行政紀錄與現場實況高度一致。 {% hint style="info" %} #### 💡 操作小提示假設議題是「B1F 電梯道衝突」，您可以先點選『+發起釋疑單』確認圖說，隨即再次點選『+發起派工單』給機電廠商要求暫緩施工。同一個議題右側將會顯示兩組連結，讓您同時控管技術與執行進度。 {% endhint %} #### 發起派工單於議題右側的『後續追蹤』欄位，點選『⋮』圖示開啟功能選單，並選取**+發起派工單**。系統將自動連結此會議議題，並開啟派工單編輯介面；透過自動帶入的議題資訊，您可以快速指派負責廠商、設定完成期限並要求現場整改，確保會議決議能精準傳達至執行端。

開啟派工單發起頁面後，系統將自動擷取該待辦事項之原始內容，並預先帶入派工單的『主旨』與『工作內容描述』欄位中。您亦可針對特定的施作細節、安全注意事項或對特定廠商的具體要求，進一步編修內容，確保現場執行人員能精確掌握任務重點。 {% hint style="success" %} 在派工單頁面所做的任何補充說明，都會保留在該張派工單的正式紀錄中。這讓您在「會議紀錄」保持決議的簡潔性，同時在「派工單」中保有詳盡的施工指示，達成資訊的層次管理。 {% endhint %}

為加速流程並減少認知差異，發起派工單時應遵循以下結構： {% tabs %} {% tab title="派工主旨" %} 簡述該項任務的核心名稱，方便在清單頁面中快速辨識。 * *填寫範例：* 【機電】B1F 泵浦異常檢修、2F 辦公室清潔派工。 {% endtab %} {% tab title="工作內容" %} 詳細描述需執行的具體事項、行政要求或技術細節。此欄位為執行人的操作依據，應盡可能清晰地載明「做什麼」以及「如何做」，以避免溝通落差。 {% endtab %} {% tab title="指派對象" %} 由管理人員從人員選單中，選擇具體的執行負責人（個人或團隊）。一旦選定，系統將立即發送通知給該對象，確保該項工作明確「責任到人」。 {% endtab %} {% tab title="要求完成期限" %} 設定該任務必須結案的最後期限。 {% endtab %} {% tab title="優先程度" %} 本欄位用於標示任務的輕重緩急，協助執行人合理安排工作順序： * 一般 (Normal)：適用於例行性工作、計畫內任務或無即時安全性影響之事項。 * 緊急 (Urgent)：適用於突發性故障、具安全隱患或直接影響後續大項工進之任務。標記為緊急的單據將在執行人的待辦清單中以特殊醒目標示，要求負責人立即介入處理。 {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="info" %} 針對**單號**部份，若您有自訂的編號規則，可填；若空白，則該單號將由系統自動生成。 {% endhint %}

發起成功後，該會議議題的『後續追蹤』欄位將顯示關聯之派工單資訊。您可直接點選該筆派工單編號之超連結，系統將即時跳轉至派工單模組內部，供您查看最新執行回報、廠商施作照片或簽核進度等。

派工單內部畫面如下：

*** #### 發起釋疑單於議題右側的『後續追蹤』欄位，點選『⋮』圖示開啟功能選單，並選取**+發起釋疑單**。系統將自動連結此會議議題，並開啟釋疑單編輯介面，讓您可以針對如『B1F 電梯道與機電管線衝突』等技術問題，正式向設計或監造單位提出詢問。

開啟釋疑單發起頁面後，系統將自動擷取該待辦事項之原始內容，並預先帶入至釋疑單的『主旨』與『問題說明』欄位中。您亦可針對 RFI 之對外正式需求，進一步修正或補充更具體的技術說明（如：受影響之管線編號或具體工進時程），以確保審查單位能精確掌握問題核心。 {% hint style="info" %} 在 RFI 頁面修改主旨或說明，並不會影響原始會議紀錄中的文字。您可以放心針對「對外詢問」的需求進行最專業的修訂，這有助於維持對內紀錄的真實性，同時確保對外溝通的嚴謹度。 {% endhint %}

為加速審核流程並減少認知差異，發起釋疑單時應遵循以下結構： {% tabs %} {% tab title="具體主旨" %} 應包含位置與問題類別（例：3F 梁柱接頭鋼筋配置疑義）。 {% endtab %} {% tab title="問題說明" %} 清晰說明現場遇到的物理限制或圖說矛盾點。 {% endtab %} {% tab title="回覆期限" %} 為防止溝通延宕影響施工進度，發起人應根據問題的「緊急程度」自行設定回覆期限。 {% endtab %} {% tab title="收單人(負責人)" %} 需針對您所發起之釋疑進行回報與說明之人員。 (選擇要發問的對象，可能是上包負責人、業主、設計、監造等，您認為有權限回答該議題之人員) {% endtab %} {% tab title="圖片 / 額外附件" %} 可上傳關聯之施工照片、標註後之設計圖說或相關規範截圖。 {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="info" %} 1. 針對**單號**部份，若您有自訂的編號規則，可填；若空白，則該單號將由系統自動生成。 2. 若需未來方便管理與歸納，針對不同事項、緣由之釋疑單，您可自定義各釋疑單之**標籤**。 {% endhint %}

發起成功後，該會議議題的後續追蹤欄位將顯示關聯的釋疑單資訊。您可直接點選該筆釋疑單編號之超連結，系統將即時跳轉至釋疑單模組內部，供您查看最新的審查狀態、回覆意見等。

釋疑單內部畫面如下：

{% endstep %} {% step %} #### 管理後續追蹤紀錄在「會議待辦事項」管理頁面，您可以透過狀態標籤掌握各項任務的最新進展：

待辦事項狀態	建議之實務應用與管理定義
待處理	(初始狀態) 任務已從會議紀錄中產生並指派，但負責人尚未開始動作或尚未回報進度。
處理中	(執行階段) 負責人已接收任務並回報進度（例如：已進場施作、已發給分包商等）。此狀態代表任務「正在進行」，需透過「管理後續追蹤訊息」持續監控。
已完成	(驗收結案) 任務內容已確實執行完畢，經確認無誤。此狀態將對應至會議紀錄中的「已完結」，標示該行政及施工責任已履行完畢。
已撤回	(取消指派) 因設計變更、現場狀況改變或決議取消，該項任務不再需要執行。撤回後系統會保留紀錄但不列入後續追蹤。

填寫後續追蹤管理訊息：在此介面中，您可以動態更新該事項的『狀態』（如：待處理、處理中、已完成及已撤回）、指定『負責人』並設定明確的『截止日期』。透過這些欄位的詳實紀錄，能確保每項會議決議皆有專人負責、時程受控，並能隨時盤點最新執行進度。 {% hint style="info" %} #### 💡 操作小提示追蹤訊息不應只填寫一次。當任務遇到困難需延期時，應同步更新『截止日期』；當任務從『釋疑階段』轉入『施工階段』時，亦可同步變更『負責人』，以確保追蹤紀錄與現場脈絡完全一致。 {% endhint %}

完成畫面如下：

{% endstep %} {% endstepper %} --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.jobdone.cc/user_guide/cpm/bc/meeting_minutes/meeting-action-items.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.